Business Intelligence Untukmu..

Berawal dari cerita aplikasi keuangan yang error, dimana aplikasi tersebut dibangun dengan Foxpro. aplikasitersebut dibangun oleh it konsultan yang datang 2 minggu sekali. Namun kabar buruknya disaat aplikasi keuangan tersebut error sang kosultan diserang penyakit jantung. Sehingga aplikasi tersebut tidak ada yang bisa menangani secara intensif. Ya anda tau sendiri sakit jantung tentunya membutuhkan waktu lama untuk bisa kembali normal.

Beranjak dari kejadian tersebut. Keputusan lanjutan manajemen adalah mencari vendor  yang menyediakan aplikasi keuangan. Walaupun pada akhirnya tidak ada yang cocok dengan manajemen, saya juga heran tidak cocok antara harga atau teknologi yang digunakan..?

Pemikiran saya berlanjut ketika temen saya maju menawarkan aplikasi keuangan yang di-develop dari awal bukan barang jadi, yaitu berbasis PHP & MySQL (tapi dia keras menawarkan PostgreSQL, lihat tulisan saya yang http://asindoro.wordpress.com/2010/08/11/comparison-3-relational-database-management-systems/) pemikiran saya ketika itu cuma bermaksud kemudahan akses melalui web lain hal juga vendor tersebut saya paham akan kredibilitasnya. Namun sebelum beranjak jauh saya coba telaah lagi apa keuntungan yang bisa saya dapatkan ketika temen saya menanyakan Business Intelligence…? Triiing…. Lampu ide langsung menyala … hihi… otak ilmiah liar saya berjalan …

Saya langsung mencoba membayangkan setelah aplikasi ini selesai, langung perusahaan ini meng – asesment kebutuhan informasi PTPN I-XIV & PT.RNI, untuk apa..? ya untuk Business Intelligence. Business Inteligent…? Ya’ betul sekali mari kita ulas sedikti apa yang terlintas dipikiran saya.

Pagi itu saya Agung Sindoro membayangkan, saat ini direktur keuangan saya duduk di ruangannya membuka laptop klik sana klik sini disuatu software dan muncul indikasi lampu merah berkedip secara cepat si bos memahami kondisi perusahaan saat itu juga, perbandingan pendapatan dari penjualan Komoditi Sawit atau yang kita kenal CPO menurun, saat dicek detail softwarenya ternyata stoknya dalam 1 minggu menurun ada apa gerangan ?, kemudian bos tersebut telpon para manajemen di perkebunan dan mengetahui akar masalah kenapa stok CPO menurun. Saya tidak membayangkan jika hal tersebut dilakukan dengan aplikasi manual yang masih harus dipilah-pilah perminggu per penjual dan per pembeli kemudian dikroscek ke bagian keuangan untuk pendapatan.

Beranjak dari sistematika pemikiran tersebut saya berpikir ERP apa mampu melakukan hal tersebut nampaknya belum karena sepengetahuan saya mereka hanya akan memberikan data mentah disetiap reportnya? Dari data yang saya cari dari Om saya (red Om Google) dijelaskan :

Untuk mengambil data yang tersimpan di sistem TI korporat, banyak perusahaan berpaling ke piranti lunak BI. “Kami melihat sejumlah perusahaan yang berinvestasi di ERP atau CRM, namun tidak mendapatkan hasil yang diharapkan,” ujar Rebecca Wettemann, vice president of research di Nucleus Research. FiberMark North America misalnya, telah menghabiskan dana 4,5 juta dolar untuk piranti lunak ERP dari J.D. Edwards dan 3,5 juta dolar untuk piranti lunak database dari Oracle. “Biasanya, sistem ERP bisa mengumpulkan data, tapi laporan yang dihasilkan kadang tidak sepadan,” ujar Joel Taylor, direktur sistem informasi FiberMark. “Kami sudah begitu putus asa untuk bisa mendapatkan informasi yang bagus secara cepat.” Akhirnya, Taylor mengeluarkan dana sekitar 75.000 dolar untuk QlikView – piranti lunak BI buatan QlikTech, yang mengambil data yang tersimpan di sistem ERP, spreadsheet Excel dan database Oracle dan Access, dan menyimpannya di RAM server. Kini, alih-alih mencetak laporan bulanan setebal 1.000 halaman untuk masing-masing staf penjualan FiberMark yang berjumlah 29 orang, Taylor cukup mengajari mereka bagaimana mengakses data dari intranet korporat kapan saja mereka inginkan. “Dengan sedikit latihan, mereka sudah bisa menguasainya,” tandas Taylor. “Kini mereka cukup mencetak empat halaman saja, bukannya 1.000.” Dari situ saja sistem ini sudah kembali modal dalam sembilan bulan karena penghematan kertas, toner, dan penggunaan printer. Namun, yang terpenting, para salespeople dan eksekutif bisa mempelajari data yang terbarui setiap hari.

Oke jadi kita lihat bagaimana Business Intelligence itu. Business intelligence termasuk dalam kategori aplikasi dan teknologi guna mengumpulkan, menyimpan, menganalisis dan menyediakan akses ke data sehingga mampu membantu user mengambil keputusan bisnis secara lebih baik. Aplikasi Business Intelligence  ini meliputi sistem pendukung keputusan, query, reporting, online analytical processing (OLAP), statistical analysis, forecasting, dan data mining. Singkat kata, BI mencerna data mentah menjadi informasi pendukung pengambilan keputusan perusahaan. Apalagi jikalau saya tambahkan fungsi autoemail didalamnya akan menjadi suatu aplikasi yang sangat menyenangkan

Saran Sebelum Menggunakan BI

Untuk memperoleh hasil optimal dari suatu solusi BI, Rebecca Wettemann, vice president of research, Nucleus Research, menyarankan tujuh aturan berikut: Pastikan data yang Anda miliki “bersih”. Latihlah calon pengguna secara efektif. Gelar solusi secara cepat, kemudian sesuaikan sambil jalan. Jangan habiskan waktu banyak untuk membangun sistem pelaporan yang sempurna, karena kebutuhan akan berubah sejalan perubahan bisnis. Sajikan laporan yang paling penting secara cepat, dan lakukan perubahan seperlunya. Ambil pendekatan terintegrasi untuk membangun data warehouse sejak awal. Pastikan Anda tidak terjebak pada strategi pengolahan data yang tidak bisa dikerjakan di kemudian hari. Tentukan secara jelas ROI dan keuntungan yang akan Anda peroleh, sebelum memulainya. Evaluasi pencapaian Anda setiap tiga atau enam bulan sekali. Pusatkan perhatian pada tujuan-tujuan bisnis. Jangan membeli piranti lunak BI hanya karena Anda merasa membutuhkannya. Gelarlah BI dengan pikiran bahwa ada angka-angka di luar sana yang perlu Anda temukan, dan secara kasar Anda tahu di mana angka itu berada.

Ternyata Semen Cibinong telah menggunakan BI, dengan meng-kolaborasikannya dengan ERP yang dimiliki, sehingga BI Semen Cibinong mampu mengetahui informasi mengenai daftar peritel berikut rinciannya, volume pesanan berdasarkan produk maupun peritel. Yang tak kalah penting, pemantauan harga produk sejenis yang ditawarkan competitor.

Solusi ini, menurut Henri V. Nguyen, IT Manager PT Semen Cibinong Tbk. memberi perbedaan berarti dalam hal mengubah data pasar mentah menjadi informasi yang berguna. “Selain itu, solusi ini juga mudah digunakan dengan Web, dan terintegrasi dalam bentuk angka dan grafik,” tukasnya.

Implementasi BI di Semen Cibinong pun relatif mudah dan tidak memakan banyak waktu. Menurut Nugroho Laison, konsultan business intelligence yang menangani penggelaran sistem laporan BI untuk Semen Cibinong, pihaknya hanya membutuhkan sumber daya manusia tidak lebih dari lima orang. “Sementara lama proyeknya sendiri hanya lima hari,” tutur Nugroho.

Akhir kata perusaahan saya saat ini mungkin perlu memikirkan sangat matang sebelum membeli/membangun aplikasi keuangan, dimana prospek aplikasi ini keberlanjutannya sangat panjang. Bukanlah hal aplikasi yang sekedar input, save, print dan report. Tapi akan mengakar menjadi ERP dan BI. Toh saya yakin BI bisa membantu perusahaan mendapatkan ROI (return on investment) yang baik. Jikalau setelah BI diterapkan dan jikalau saya yang menjadi manajer IT maka saya berani menawarkan penurunan angka investment di bagian IT 10% pertahunnya, tapi sayang sudah saatnya saya harus pergi keluruyan ditempat lain mungkin suatu saat nanti saya kembali dengan menawarkan konsep yang lain untuk perusahaan ini

Salam

Agung Sindoro

Sumber :
-         Otak kiri dan kanan saya
-         WordPress
-         Ebizzasia